Aviso de prácticas de privacidad

ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO PUEDE USARSE Y COMPARTIRSE SU INFORMACIÓN MÉDICA Y CÓMO PUEDE OBTENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN. POR FAVOR, REVÍSELO CUIDADOSAMENTE.

Efectivo el 8 de febrero de 2024

Si necesita ayuda para traducir o entender este texto, por favor llame a Servicios para los Miembros al 1-866-595-8133 (TTY: 711).

Si necesita ayuda para traducir o entender este texto, por favor llame al teléfono: 1-866-595-8133 (TTY: 711).

Los servicios de interpretación están disponibles para usted de forma gratuita.

Deberes de la entidad cubierta

Louisiana Healthcare Connections es una entidad cubierta según lo define y regula la Ley de Responsabilidad y Portabilidad del Seguro de Salud de 1996 (HIPAA, por sus siglas en inglés). Louisiana Healthcare Connections está obligada por ley a mantener la privacidad de su información de salud protegida (PHI, por sus siglas en inglés), proporcionarle este aviso de nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad relacionadas con su PHI, cumplir con los términos del aviso que está en vigor, y notificarle en el caso de un incumplimiento (Fuga de información o filtración) por el que su PHI no este segura.

Este aviso describe cómo podemos usar y divulgar su PHI. También describe sus derechos para acceder, enmendar y administrar su PHI y cómo ejercer esos derechos. Todos los demás usos y divulgaciones de su PHI que no se describen en este aviso se realizarán únicamente con su autorización por escrito.

Louisiana Healthcare Connections se reserva el derecho de cambiar este aviso. Nos reservamos el derecho de hacer efectivo el aviso revisado o modificado para su PHI que ya tenemos, así como para cualquier PHI que recibamos en el futuro. Louisiana Healthcare Connections revisará y distribuirá de inmediato este aviso siempre que haya un cambio material en lo siguiente:

  • Los usos o divulgaciones
  • Sus derechos
  • Nuestros deberes legales
  • Otras prácticas de privacidad establecidas en el aviso

Los avisos revisados estarán disponibles en nuestro sitio web o se enviarán por correo postal. También le enviaremos una copia por correo postal o correo electrónico si la solicita.

Protecciones internas de la Información de salud personal (PHI) oral, escrita y electrónica

Louisiana Healthcare Connections protege su PHI. Contamos con procesos de privacidad y seguridad para ayudar.

Estas son algunas de las formas en que protegemos su PHI:

  • Capacitamos a nuestro personal para seguir nuestros procesos de privacidad y seguridad.
  • Requerimos que nuestros socios comerciales sigan procesos de privacidad y seguridad.
  • Mantenemos nuestras oficinas seguras.
  • Hablamos de su PHI sólo por motivos comerciales con personas que necesitan estar al tanto.
  • Mantenemos segura su PHI cuando la enviamos o la almacenamos electrónicamente.
  • Usamos tecnología para evitar que personas equivocadas accedan a su PHI.

Usos y divulgaciones permitidos de su PHI

La siguiente es una lista de cómo podemos usar o divulgar su PHI sin su permiso o autorización:

  • Tratamiento – Podemos usar o divulgar su PHI a un médico u otro proveedor de atención médica que le proporcione tratamiento, para coordinar su tratamiento entre proveedores o para ayudarnos a tomar decisiones de autorización previa relacionadas con sus beneficios.
  • Pago – Podemos usar y divulgar su PHI para realizar pagos de beneficios por los servicios de atención médica que se le proporcionan. Podemos divulgar su PHI a otro plan de salud, a un proveedor de atención médica u otra entidad sujeta a las Reglas de Privacidad federales para sus fines de pago. Las actividades de pago pueden incluir procesar reclamos, determinar la elegibilidad o cobertura de reclamos y revisar los servicios para determinar la necesidad médica.
  • Operaciones de atención médica – Podemos usar y divulgar su PHI para realizar nuestras operaciones de atención médica. Estas actividades pueden incluir proporcionar servicio al cliente, responder a quejas y apelaciones, y brindar administración y coordinación de la atención.
    En nuestras operaciones de atención médica, podemos divulgar su PHI a socios comerciales. Tendremos acuerdos escritos para proteger la privacidad de su PHI con estos asociados. Podemos divulgar su PHI a otra entidad que esté sujeta a las Reglas de Privacidad federales. La entidad también debe tener una relación con usted para sus operaciones de atención médica. Esto incluye lo siguiente:
    • Actividades de evaluación y mejora de la calidad.
    • Revisar la competencia o calificaciones de los profesionales de la atención médica.
    • Administración de la atención y coordinación de la atención.
    • Detectar o prevenir fraudes y abusos en la atención médica
  • Divulgaciones al patrocinador del plan/ plan de salud grupal – Podemos divulgar su información de salud protegida a un patrocinador del plan de salud grupal, como un empleador u otra entidad que le brinde un programa de atención médica, si el patrocinador ha aceptado ciertas restricciones sobre cómo usará o divulgará la información de salud protegida (como aceptar no usar la información de salud protegida para acciones o decisiones relacionadas con el empleo).

Otras divulgaciones permitidas o requeridas de su PHI

  • Recordatorios de citas/alternativas de tratamiento – Podemos usar y divulgar su PHI para recordarle una cita para tratamiento y atención médica con nosotros o para brindarle información sobre alternativas de tratamiento u otros beneficios y servicios relacionados con la salud, como información sobre cómo dejar de fumar o perder peso.
  • Según lo requerido por la ley – Si la ley federal, estatal y/o local requiere el uso o la divulgación de su PHI, podemos usar o divulgar su información de PHI en la medida en que el uso o la divulgación cumpla con dicha ley y se limite a los requisitos de dicha ley. Si dos o más leyes o regulaciones que rigen el mismo uso o divulgación entran en conflicto, cumpliremos con las leyes o regulaciones más restrictivas.
  • Actividades de salud pública – Podemos divulgar su PHI a una autoridad de salud pública con el fin de prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades. Podemos divulgar su PHI a la Administración de Alimentos y Medicamentos (FDA) para garantizar la calidad, seguridad o eficacia de los productos o servicios bajo la jurisdicción de la FDA.
  • Víctimas de abuso y negligencia – Podemos divulgar su PHI a una autoridad gubernamental local, estatal o federal, incluidos servicios sociales o una agencia de servicios de protección autorizada por ley para recibir dichos informes si tenemos una creencia razonable de abuso, negligencia o violencia doméstica.
  • Procedimientos Judiciales y Administrativos – Podemos divulgar su PHI en respuesta a una orden administrativa o judicial. También es posible que se nos solicite divulgar su PHI para responder a un citatorio, solicitud de descubrimiento u otras solicitudes similares.
  • Cumplimiento de la ley – Podemos divulgar su PHI relevante a las autoridades cuando sea necesario hacerlo con el fin de responder a un delito.
  • Forenses, médicos legistas (medicina pericial) y directores de funerarias – Podemos divulgar su PHI a un médico forense o médico legista/pericial. Esto puede ser necesario, por ejemplo, para determinar la causa de la muerte. También podemos divulgar su PHI a directores de funerarias, según sea necesario, para llevar a cabo sus funciones.
  • Donación de órganos, ojos y tejidos – Podemos divulgar su PHI a organizaciones de obtención de órganos. También podemos divulgar su PHI a quienes trabajan en la obtención, almacenamiento o trasplante de órganos, ojos y tejidos cadavéricos.
  • Amenazas a la salud y la seguridad – Podemos usar o divulgar su PHI si creemos, de buena fe, que el uso o divulgación es necesario para prevenir o disminuir una amenaza grave o inminente a la salud o seguridad de una persona o del público.
  • Funciones gubernamentales especializadas – Si es miembro de las Fuerzas Armadas de los EE. UU., podemos divulgar su PHI según lo requieran las autoridades de mando militar. También podemos divulgar su PHI a funcionarios federales autorizados por cuestiones de seguridad nacional, actividades de inteligencia, al Departamento de Estado para determinaciones de idoneidad médica, la protección del presidente y otras personas autorizadas según lo requiera la ley.
  • Compensación de trabajadores – Podemos divulgar su PHI para cumplir con las leyes relacionadas con la compensación laboral u otros programas similares, establecidos por ley, que brindan beneficios por lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo sin tener en cuenta la culpa.
  • Situaciones de emergencia – Podemos divulgar su PHI en una situación de emergencia, o si está incapacitado(a) o no presente, a un familiar, un amigo personal cercano, una agencia autorizada de ayuda en casos de desastre o cualquier otra persona previamente identificada por usted. Utilizaremos nuestro criterio y experiencia profesionales para determinar si la divulgación es lo mejor para usted. Si la divulgación es lo mejor para usted, solo divulgaremos la PHI que sea directamente relevante para la participación de la persona en su atención.
  • Reclusos(as) – Si es un(a) recluso(a) de una institución correccional o está bajo la custodia de un funcionario encargado de hacer cumplir la ley, podemos divulgar su PHI a la institución correccional o al funcionario encargado de hacer cumplir la ley, cuando dicha información sea necesaria para que la institución le brinde atención médica; para proteger su salud o seguridad; o la salud o seguridad de otros; o para la seguridad de la institución correccional.
  • Investigación – En determinadas circunstancias, podemos divulgar su PHI a investigadores cuando su estudio de investigación clínica haya sido aprobado y cuando existan ciertas salvaguardas para garantizar la privacidad y protección de su PHI.

Usos y divulgaciones de su PHI que requieren su autorización por escrito

Estamos obligados a obtener su autorización por escrito para usar o divulgar su PHI, con excepciones limitadas, por las siguientes razones:

  • Venta de PHI – Solicitaremos su autorización por escrito antes de realizar cualquier divulgación que se considere una venta de su PHI, lo que significa que estamos recibiendo una compensación por divulgar la PHI de esta manera.
  • Comercialización – Solicitaremos su autorización por escrito para usar o divulgar su PHI con fines de comercialización con excepciones limitadas, como cuando tenemos comunicaciones de comercialización cara a cara con usted o cuando le ofrecemos obsequios promocionales de valor nominal.
  • Notas de psicoterapia – Solicitaremos su autorización por escrito para usar o divulgar cualquiera de sus notas de psicoterapia que podamos tener archivadas con excepciones limitadas, como para ciertos tratamientos, pagos u funciones operativas de atención médica.

Tiene derecho a revocar su autorización, por escrito en cualquier momento, excepto en la medida en que ya hayamos usado o divulgado su PHI en base a esa autorización inicial.

Sus derechos

Los siguientes son sus derechos con respecto a su PHI. Si desea usar cualquiera de los siguientes derechos, póngase en contacto con nosotros. Nuestra información de contacto se encuentra al final de este aviso.

  • Derecho a solicitar restricciones – Tiene derecho a solicitar restricciones sobre el uso y divulgación de su PHI para tratamiento, pago u operaciones de atención médica, así como divulgaciones a personas involucradas en su atención o pago de su atención, como familiares o amigos cercanos. Su solicitud debe indicar las restricciones que solicita y a quién se aplican las restricciones. No estamos obligados a aceptar esta solicitud. Si estamos de acuerdo, cumpliremos con su solicitud de restricción a menos que la información sea necesaria para proporcionarle tratamiento de emergencia. Sin embargo, restringiremos el uso o divulgación de PHI para pagos u operaciones de atención médica a un plan de salud cuando usted haya pagado el servicio o artículo de su bolsillo en su totalidad.
  • Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales – Tiene derecho a solicitar que nos comuniquemos con usted sobre su PHI por medios alternativos o en ubicaciones alternativas. Este derecho sólo se aplica si la información pudiera ponerle en peligro si no se le comunica por el medio alternativo o a la ubicación alternativa que desea. No es necesario que explique el motivo de su solicitud, pero sí debe manifestar que la información podría ponerle en peligro si no se cambia el medio de comunicación o la ubicación. Debemos atender su solicitud si es razonable y especifica el medio o la ubicación alternativo donde se debe entregar su PHI.
  • Derecho a acceder y recibir una copia de su PHI – Usted tiene derecho, con excepciones limitadas, a ver u obtener copias de su PHI contenida en un conjunto de registros designado. Puede solicitar que le proporcionemos copias en un formato que no sea fotocopias. Usaremos el formato que usted solicite a menos que no podamos hacerlo en la práctica. Debe realizar una solicitud por escrito para obtener acceso a su PHI. Si rechazamos su solicitud, le proporcionaremos una explicación por escrito y le informaremos si se pueden revisar los motivos del rechazo. También le diremos cómo solicitar dicha revisión o si la denegación no se puede revisar.
  • Derecho a enmendar su PHI – Usted tiene derecho a solicitar que enmendemos o cambiemos su PHI si cree que contiene información incorrecta. Su solicitud debe realizarse por escrito y debe explicar por qué se debe enmendar la información. Podemos rechazar su solicitud por ciertos motivos, por ejemplo, si no creamos la información que desea enmendar y el creador de la PHI puede realizar la enmienda. Si rechazamos su solicitud, le proporcionaremos una explicación por escrito. Puede responder con una declaración en la que está en desacuerdo con nuestra decisión y adjuntaremos su declaración a la PHI que solicite que enmendemos. Si aceptamos su solicitud de enmendar la información, haremos esfuerzos razonables para informar a otros, incluidas las personas que usted nombre, de la enmienda y para incluir los cambios en cualquier divulgación futura de esa información.
  • Derecho a recibir un informe de las divulgaciones – Usted tiene derecho a recibir una lista de instancias, dentro del último período de 6 años, en las que nosotros o nuestros socios comerciales divulgamos su PHI. Esto no se aplica a la divulgación con fines de tratamiento, pago, operaciones de atención médica o divulgaciones que usted autorizó y otras actividades determinadas. Si solicita este informe más de una vez en un período de 12 meses, podemos cobrarle una tarifa razonable basada en el costo por responder a estas solicitudes adicionales. Le proporcionaremos más información sobre nuestras tarifas al momento de su solicitud.
  • Derecho a presentar una queja – Si cree que se han violado sus derechos de privacidad o que hemos violado nuestras propias prácticas de privacidad, puede presentarnos una queja por escrito o por teléfono utilizando la información de contacto que se encuentra al final de este aviso.
    También puede presentar una queja ante U.S. Department of Health and Human Services Office for Civil Rights (Secretaría de la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU.) enviando una carta a 200 Independence Avenue, S.W., Washington, D.C. 20201 o llamando al 1-800-368-1019, (TTY: 1-866-788-4989) o visitando: www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints.
    NO TOMAREMOS NINGUNA ACCIÓN CONTRA USTED POR PRESENTAR UNA QUEJA.
  • Derecho a recibir una copia de este aviso – Usted puede solicitar una copia de nuestro aviso en cualquier momento usando la información de contacto que se encuentra al final del aviso. Si recibe este aviso en nuestro sitio web o por correo electrónico (e-mail), también tiene derecho a solicitar una copia impresa del aviso.

Información sobre raza, origen étnico, idioma, orientación sexual e identidad de género

Louisiana Healthcare Connections se compromete a mantener confidencial la información sobre su raza, origen étnico e idioma (REL, por sus siglas en inglés) y orientación sexual e identidad de género (SOGI, por sus siglas en inglés). Nosotros usamos algunos de los siguientes métodos para proteger su información:

  • Mantenemos documentos en papel en archiveros cerrados con llave
  • Requerimos que toda la información electrónica permanezca en medios físicamente seguros
  • Mantenemos su información electrónica en archivos protegidos con contraseña

Podemos usar o divulgar su información REL y SOGI para realizar nuestras operaciones como su plan de salud. Estas actividades pueden incluir:

  • Diseño de programas de intervención
  • Diseño y dirección de materiales de divulgación.
  • Información a los profesionales y proveedores de atención médica sobre sus necesidades de idioma.
  • Evaluación de las disparidades en la atención médica

Nunca usaremos su información REL y SOGI para suscripción, fijación de tarifas o determinaciones de beneficios ni divulgaremos su información REL o SOGI a personas no autorizadas.

Información de contacto

Preguntas sobre este aviso: Si tiene alguna pregunta sobre este aviso, nuestras prácticas de privacidad relacionadas con su PHI o cómo ejercer sus derechos, puede comunicarse con nosotros por escrito. También puede comunicarse con nosotros por teléfono. Use la información de contacto que se encuentra a continuación.

Louisiana Healthcare Connections
ATTENTION: Privacy Official
P.O. Box 84180
Baton Rouge, LA 70884
Número de teléfono gratuito: 1-866-595-8133
TTY: 711
Fax: 1-866-768-9374