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Aviso de prácticas de privacidad

ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO LA INFORMACIÓN MÉDICA SOBRE USTED PODRÍA USARSE Y DIVULGARSE Y COMO USTED PUEDE OBTENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN.

¡LÉALO DETENIDAMENTE!

Vigencia:  1 de julio de 2017

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Si necesita ayuda para traducir o entender esta información, por favor llame al 1-866-595-8133 (Número para personas con pérdida de la audición: 711).

Se encuentran a su disposición servicios de intérprete sin costo.

Obligaciones de las entidades cubiertas

Louisiana Healthcare Connections es una entidad cubierta, como se define y rige en virtud de la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros Médicos de 1996 (Health Insurance Portability and Accountability Act) (HIPAA). La ley requiere que Louisiana Healthcare Connections mantenga la privacidad de su información de salud protegida (protected health information) (PHI), le proporcione este Aviso de nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad relacionadas con su PHI, siga los términos del Aviso que está actualmente en vigencia y que le informe si se produce una infracción relacionada con su PHI no asegurada.

Este Aviso describe cómo podemos utilizar y divulgar su PHI. Además, describe sus derechos a acceder, cambiar y administrar su PHI y cómo ejercer esos derechos. Todos los otros usos y divulgaciones de su PHI que no se describen en este Aviso se harán solo con su autorización por escrito.

Louisiana Healthcare Connections se reserva el derecho de  cambiar este Aviso. Nos reservamos el derecho de hacer entrar en vigencia el Aviso actualizado o modificado para su PHI que ya tenemos, así como para toda su PHI que recibamos en el futuro. Louisiana Healthcare Connections actualizará y distribuirá con prontitud este Aviso siempre que haya un cambio significativo a lo siguiente:

  • Usos y divulgaciones
  • Sus derechos
  • Nuestras obligaciones legales
  • Otras prácticas de privacidad estipuladas en el aviso

Los Avisos modificados estarán disponibles en nuestro sitio web y en este Manual para miembros. También le enviaremos por correo electrónico o correo postal una copia a solicitud.

Usos y divulgaciones de su PHI

La siguiente es una lista de cómo podemos utilizar o divulgar su PHI sin su permiso o autorización:

Tratamiento—Podemos utilizar o divulgar su PHI a un médico u otro proveedor de atención médica que le brinda tratamiento, para coordinar su tratamiento entre proveedores o para ayudarnos con decisiones de autorización previa relacionadas con sus beneficios.

Pago—Podemos utilizar y divulgar su PHI para hacer pagos de beneficios por los servicios de atención médica que usted recibió. Podemos divulgar su PHI para fines de pago a otro plan médico, a un proveedor de atención médica o a otra entidad sujeta a las Reglas federales de privacidad. Las actividades de pago pueden incluir:

  • Procesamiento de reclamaciones
  • Determinación de elegibilidad o cobertura para reclamaciones
  • Emisión de facturación de primas
  • Revisión de servicios para determinar necesidad médica
  • Realizar revisión de la utilización de reclamaciones;

Operaciones de atención médica—Podemos utilizar y divulgar su PHI para llevar a cabo nuestras operaciones de atención médica. Estas actividades pueden incluir:

  • Prestación de servicios al cliente
  • Responder a quejas y apelaciones
  • Prestación de administración de casos y coordinación de la atención
  • Realizar revisiones médicas de reclamaciones y otras evaluaciones de la calidad
  • Actividades de mejoramiento.

En nuestras operaciones de atención médica, podemos divulgar PHI a socios comerciales. Tendremos acuerdos por escrito para proteger la privacidad de su PHI con estos socios. Podemos divulgar su PHI a otra entidad que esté sujeta a las Reglas federales de privacidad. La entidad también debe tener una relación con usted para sus operaciones de atención médica. Esto incluye lo siguiente:

  • Evaluación de la calidad y actividades de mejoramiento
  • Revisión de la competencia o las calificaciones de los profesionales médicos
  • Administración de casos y coordinación de la atención
  • Detección o prevención de fraude y abuso en la atención médica.

Divulgaciones del plan de salud grupal / patrocinador del plan— Podemos divulgar su información de salud protegida a un patrocinador del plan de salud grupal, como un empleador u otra entidad que le esté brindando un programa de atención médica, si el patrocinador ha estado de acuerdo con ciertas restricciones sobre cómo usará o divulgará la información de salud protegida (como estar de acuerdo con no usar la información de salud protegida para acciones o decisiones relacionadas con el empleo).

Otras divulgaciones permitidas o requeridas de su PHI

Recordatorios de citas/Alternativas de tratamiento—Podemos utilizar y divulgar su PHI para recordarle de una cita para tratamiento y atención médica con nosotros o  para darle información sobre alternativas de tratamiento u otros beneficios y servicios relacionados con la salud como información sobre cómo dejar de fumar o bajar de peso.

Según lo exija la ley—Podemos utilizar o divulgar su PHI si la ley federal, estatal y/o local exige el uso o la divulgación de su PHI, en la medida que el uso o la divulgación cumpla con dicha ley y se limite a los requisitos de dicha ley. Si dos o más leyes o normas que gobiernan el mismo uso o divulgación discrepan, cumpliremos con las leyes o normas más restrictivas.

Actividades de salud pública—Podemos divulgar su PHI a una autoridad de salud pública con el propósito de prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades. Podemos divulgar su PHI a la Administración de Alimentos y Medicamentos (Food and Drug Administration) (FDA) para garantizar la calidad, seguridad o eficacia de productos o servicios bajo el control de la FDA.

Víctimas de abuso y negligencia—Podemos divulgar su PHI a una autoridad gubernamental local, estatal o federal, incluyendo a servicios sociales o una agencia de servicios de protección autorizada por la ley para recibir dichos informes, si tenemos una creencia razonable de abuso, abandono o violencia doméstica.

Procedimientos judiciales y administrativos—Podemos divulgar su PHI en procedimientos judiciales y administrativos. También podemos divulgarla en respuesta a lo siguiente:

  • Una orden de un tribunal
  • Un tribunal administrativo
  • Una notificación
  • Una citación
  • Una orden judicial
  • Una solicitud de descubrimiento
  • Una solicitud legal similar

Cumplimiento de la ley—Podemos divulgar su PHI relevante a agentes de cumplimiento de la ley cuando se requiera que lo hagamos. Por ejemplo, en respuesta a:

  • Una orden judicial
  • Una orden de allanamiento del tribunal
  • Una notificación
  • Una citación emitida por un funcionario judicial
  • Una notificación de jurado de acusación

También podemos divulgar su PHI relevante para identificar o ubicar a un sospechoso, fugitivo, testigo esencial o persona desaparecida.

Jueces de instrucción, médicos forenses y directores de funerarias—Podemos divulgar su PHI a un juez de instrucción o médico forense. Esto podría ser necesario, por ejemplo, para determinar la causa de muerte. También podemos divulgar su PHI a directores de funerarias, según sea necesario, para que puedan llevar a cabo sus deberes.

Donación de órganos, ojos y tejidos—Podemos divulgar su PHI a organizaciones de adquisición de órganos. También podemos divulgar su PHI a los que trabajan en adquisición, banca o trasplante de:

  • Órganos cadavéricos
  • Ojos
  • Tejidos

Amenazas a la salud y seguridad—Podemos utilizar o divulgar su PHI si creemos, de buena fe, que es necesario para prevenir o reducir una amenaza grave o inminente a la salud o seguridad de una persona o del público.

Funciones gubernamentales especializadas—Si usted es un miembro de las fuerzas armadas de EE. UU., podemos divulgar su PHI según lo requieran las autoridades de comando militar. También podemos divulgar su PHI:

  • A funcionarios federales autorizados para seguridad nacional
  • A agencias de inteligencia
  • Al Departamento de Estado para determinaciones de idoneidad médica
  • Para servicios de protección del Presidente u otras personas autorizadas.

Compensación de los trabajadores—Podemos divulgar su PHI para cumplir con leyes relacionadas con la compensación de trabajadores u otros programas similares establecidos por la ley que dan beneficios por lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo sin tener en cuenta culpa.

Situaciones de emergencia—Podemos divulgar su PHI en una situación de emergencia, o si usted está incapacitado o no está presente, a un familiar, amigo personal cercano, agencia autorizada de asistencia en caso de desastres o cualquier otra persona que usted identificó previamente. Utilizaremos criterio y experiencia profesional para determinar si la divulgación es lo mejor para usted. Si es lo mejor para usted, solo divulgaremos la PHI que sea directamente relevante a la participación de la persona en su cuidado.

Presos—Si usted está preso en un correccional o bajo la custodia de un funcionario del cumplimiento de la ley, podemos divulgar su PHI al correccional o funcionario del cumplimiento de la ley, cuando dicha información sea necesaria para que la institución le brinde atención médica; para proteger su salud o seguridad; o la salud o seguridad de otros; o para la seguridad y protección del correccional.

Investigación—Bajo ciertas circunstancias, podemos divulgar su PHI a investigadores cuando se haya aprobado su estudio de investigación clínica y donde se hayan establecido ciertas garantías para asegurar la privacidad y protección de su PHI.

Acuerdo verbal para los usos y la divulgación de su PHI—Podemos tomar su acuerdo verbal para utilizar y divulgar su PHI a otras personas. Esto incluye a familiares, amigos personales cercanos o cualquier otra persona que usted identifique. Usted puede objetar el uso o la divulgación de su PHI en el momento de la solicitud. Puede darnos su acuerdo u objeción verbal por adelantado. También nos la puede dar en el momento del uso o la divulgación. Limitaremos el uso o la divulgación de su PHI en estos casos. Limitamos la información a lo que es directamente relevante a la participación de la persona en su tratamiento o pago de atención médica.

Podemos tomar su acuerdo u objeción verbal para utilizar y divulgar su PHI en una situación de desastre. Se la podemos dar a una entidad autorizada para asistencia en desastres. Limitaremos el uso o la divulgación de su PHI en estos casos. Se limitará a informar a un familiar, representante personal u otra persona responsable de su atención sobre su ubicación y condición general. Puede darnos su acuerdo u objeción verbal por adelantado. También nos la puede dar en el momento del uso o la divulgación de su PHI.

Usos y divulgaciones de su PHI que requieren su autorización por escrito

Tenemos la obligación de obtener su autorización por escrito para utilizar o divulgar su PHI, con pocas excepciones, por las siguientes razones:

Venta de la PHI—Solicitaremos su aprobación por escrito antes de que hagamos alguna divulgación que se considere como una venta de su PHI, que significa que se nos está pagando por divulgar la PHI de esta manera.

Mercadeo—Solicitaremos su aprobación por escrito para utilizar o divulgar su PHI para fines de mercadeo con excepciones limitadas, como cuando tenemos comunicaciones de mercadeo con usted en persona o cuando obsequiamos regalos promocionales de valor nominal.

Notas de psicoterapia—Solicitaremos su aprobación por escrito para utilizar o divulgar cualquiera de sus notas de psicoterapia que pudiéramos tener en archivo con excepción limitada, como para ciertos tratamientos, pagos o funciones operativas de atención médica.

Todos los otros usos y divulgaciones de su PHI que no se describen en este Aviso se harán solo con su aprobación por escrito. Usted puede retirar su aprobación en cualquier momento. La solicitud de retirar su aprobación se debe hacer por escrito. La solicitud de retirar su aprobación entrará en vigencia tan pronto como la presente. Hay dos casos en los que no entrará en vigencia tan pronto como lo solicite. El primer caso es cuando ya hemos tomado medidas basándonos en una aprobación pasada. El segundo caso es antes de que hayamos recibido su solicitud por escrito para parar.

Sus derechos

Los siguientes son sus derechos con respecto a su PHI. Si desea usar alguno de los siguientes derechos, comuníquese con nosotros. Nuestra información de contacto aparece al final de este Aviso.

Derecho a revocar una autorización—Usted puede revocar su autorización en cualquier momento, la revocación de su autorización debe ser por escrito.  La revocación entrará en vigencia inmediatamente, excepto en la medida en que ya hayamos actuado apoyándonos en la autorización y antes de haber recibido su revocación por escrito.

Derecho a solicitar restricciones—Usted tiene el derecho de solicitar restricciones para el uso y la divulgación de su PHI para tratamiento, pago u operaciones de atención médica, así como divulgaciones a personas involucradas en su atención o en el pago por su atención, como familiares o amigos cercanos. Su solicitud debe indicar las restricciones que está pidiendo e indicar a quién aplican las restricciones. No estamos obligados a estar de acuerdo con esta solicitud. Si la aceptamos, cumpliremos con su solicitud de restricción a menos que la información sea necesaria para brindarle tratamiento de emergencia. Sin embargo, restringiremos el uso o la divulgación de la PHI para pago u operaciones de atención médica a un plan de salud cuando usted haya pagado de su propio bolsillo el total por el servicio o artículo.

Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales—Usted tiene el derecho de pedirnos que nos comuniquemos con usted con respecto a su PHI en otras formas o lugares. Este derecho solo se aplica si la información podría ponerlo en peligro si no se comunica en la otra forma o lugar que usted desea. Usted no tiene que explicar la razón de su solicitud, pero debe indicar que la información podría ponerlo en peligro si no se hace el cambio de forma o lugar de comunicación. Debemos cooperar con su solicitud si la misma es razonable e indica la otra forma o lugar en el que se debería entregar su PHI.

Derecho a acceder y obtener copias de su PHI—Usted tiene el derecho, con excepciones limitadas, de ver su PHI  u obtener copias de la misma, incluida en un expediente designado. Puede solicitar que le entreguemos copias en un formato distinto a las fotocopias. Usaremos el formato que solicite a menos que no podamos hacerlo por razones prácticas. Debe solicitar por escrito el acceso a su PHI. Si rechazamos su solicitud, le daremos una explicación por escrito y le indicaremos si las razones del rechazo se pueden revisar y cómo solicitar dicha revisión o si no se puede revisar el rechazo.

Derecho a cambiar su PHI—Usted tiene el derecho de solicitar que modifiquemos o cambiemos su PHI si cree que tiene información incorrecta. Debe presentar su solicitud por escrito y debe explicar por qué se debe modificar la información. Podemos rechazar su solicitud por determinadas razones, por ejemplo, si nosotros no creamos la información que usted quiere que se modifique y el creador de la PHI puede realizar los cambios. Si rechazamos su solicitud, le daremos una explicación por escrito. Usted puede responder con una declaración de que está en desacuerdo con nuestra decisión y nosotros adjuntaremos su declaración a la PHI que pide que modifiquemos. Si aceptamos su solicitud de modificar la información, haremos un esfuerzo razonable para informar del cambio a otras personas, incluyendo a las personas que usted indique, e incluiremos los cambios en divulgaciones futuras de esa información.

Derecho a recibir un recuento de las divulgaciones—Usted tiene el derecho de obtener una lista de las veces dentro del plazo de los últimos seis años en el que nosotros o nuestros socios comerciales divulgaron su PHI. Esto no se aplica a divulgaciones para fines de tratamiento, pago, operaciones de atención médica o divulgaciones que usted autorizó y ciertas otras actividades. Si solicita este recuento más de una vez en un período de 12 meses, podemos cobrarle una tarifa razonable basada en el costo por responder a estas solicitudes adicionales. Le daremos más información sobre nuestras tarifas en el momento de su solicitud.

Derecho a presentar una queja—Si cree que se han violado sus derechos de privacidad o que hemos infringido nuestras propias prácticas de privacidad, puede presentarnos una queja por escrito o por teléfono usando la información de contacto que aparece al final de este Aviso. También puede presentar una queja ante el Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos (U.S. Department of Health and Human Services), Oficina de Derechos Civiles (Office for Civil Rights), enviando una carta a 200 Independence Avenue, S.W., Washington, D.C. 20201 o llamando al 1-800-368-1019, (TTY: 1-866-788-4989) o visitando: www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints.

No Tomaremos ninguna acción en su contra por presentar una queja.

Derecho a recibir una copia de este Aviso—Usted puede solicitar una copia de nuestro Aviso en cualquier momento usando la información de contacto que aparece al final de este Aviso. Si obtiene este Aviso en nuestro sitio web o por correo electrónico, también puede solicitar una copia impresa del Aviso.

Información de contacto

Si tiene preguntas sobre este Aviso, nuestras prácticas de privacidad relacionadas con su PHI o cómo ejercer sus derechos, se puede comunicar con nosotros por escrito. También se puede comunicar con nosotros por teléfono. Utilice la información de contacto que aparece a continuación.

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Fax: 1-866-768-9374